Markus Baersch

Software · Beratung · Lösungen

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Beratung
 

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Vorlagen für IT-Projekte

Warum überhaupt Projektplanung und -controlling?

Ein sauberes Anforderungsmanagement, ein passend zusammengestelltes Team, gute Kommunikation und qualitätsbewußte Schnittstellen sind Idealbedingungen für einen Projekterfolg. Und selbst in dieser nur rein theoretisch existierenden Laborumgebung bringt nur eine saubere und angemessene Projektplanung ausreichende Sicherheit, um Termine zu benennen und halten zu können. Ebenso benötigen Sie für jedes Projekt passende Werkzeuge, um zahlreiche weitere Aufgaben - oft in Absprache mit internen und externen Partnern - zu erfüllen:

  • Projektpläne erstellen
  • Meilensteine definieren
  • Budgets managen
  • Aufgaben zuordnen
  • Kapazitätsplanung: Ressoucenauslastung (und -überlastung!) managen
  • Ressourcen beschaffen
  • Dokumente (nicht nur die des Anforderungsmanagements!) verwalten
  • Briefings, Meetings / Ausführungsvorbereitung
  • ...

Das allein Klingt schon nach viel Arbeit, ist aber nur ein Ausschnitt aller erforderlichen Dinge, die beim Managen eines Projekts in der Vorbereitungs- und Planungsphase zu beachten sind. Zumindest in sehr vielen Projekten.

Controlling ab Tag Null!

Aber: Damit allein haben Sie auch mehr oder weniger "nur" die Seite der Planung ansatzweise im Griff. Und Projektcontrolling findet zudem in jeder Phase des Projekts statt! Selbst im beschriebenen Idealfall, bei dem sich das Projektcontrolling nach dem Start der Ausführung auf das Betrachten grüner Ampeln auf Statusberichten und Risikoanalysen und das stolze Vermelden der rechtzeitigen Fertigstellung des Produkts beschränken kann, ist ganz sicher Controlling in der Vorbereitung erforderlich gewesen. Der Anteil dieser Projekte ist zudem nachvollziehbarer Weise sehr gering. Der Begriff "Controlling" hat für viele wegen der unglücklichen Nähe zur "Kontrolle" einen negativen Beigeschmack - meint aber nichts weiter als die Steuerung eines Projekts und ist daher in der Regel mindestens genau so maßgeblich für den Erfolg wie gutes Anforderungsmanagement und realistische und detaillierte Planung. Auszug der Aufgaben:

  • laufende Risikoanalyse
  • Dokumentation des Fortschritts
  • Koordination, Informationsverteilung
  • Kontrolle von Terminen und Meilensteinen
  • Kostenkontrolle
  • Statusreporting
  • Verwalten von Ziel- oder Planänderungen
  • ...

Wenngleich es für einen Teil dieser Aufgaben durchaus reicht, auf die Mittel von MS-Office zurück zu greifen und selbst eine Projekt(-phasen-)planung in Excel besser ist als gar nichts, sind gerade für die detaillierte Planung des Projekts, die Aufteilung in Arbeitspakete, deren Verteilung und die Fortschrittsmeldungen auf die jeweiligen Teilaufgaben eigentlich nur Werkzeuge geeignet, die eigens zu diesem Zweck konzipiert sind. Zu vielfältig ist das Zusammenspiel der einzelnen Faktoren rund im einzelne Arbeitspakete, die in Abhängigkeit von anderen Aufgaben existieren, als dass dies mit ein paar schlauen Formeln in Excel wirklich zufriedenstellend - und vor allem effizient - abgewickelt werden könnte.

Die passenden Werkzeuge finden

Wer die Frage nach dem geeigneten Werkzeug für ein Projekt beantworten kann, ohne die Rahmenbedingungen und den Umfang zu kennen, kann entweder zaubern oder hat nicht wirklich über seine Antwort nachgedacht. Das bedeutet nicht, dass man nicht ein Werkzeug wählen und dann später damit Projekte verschiedener Natur und unterschiedlichen Umfangs mehr oder weniger gut managen könnte. Aber wie so oft ist auch hier zunächst ein wenig Anforderungsmanagement erforderlich: Was genau wird gesucht und welche Aufgaben soll das Werkzeug übernehmen? Wie, das ist unfair? Na gut, ein paar allgemeine Kriterien, die eine Auswahl erleichtern, gibt es natürlich. Je nachdem, welche kleine Checkliste sich aus den unten stehenden Fragen ergibt, fallen einzelne Lösungen bereits schnell aus der Wahl; der Rest ergibt sich dann anhand von Unterschieden in Preis, Verfügbarkeit, Funktionen oder Bedienung.

Kriterien zur Auswahl des richtigen Systems

Auf einen Nenner gebracht (und nur ganz leicht vereinfacht ;)) lautet die richtige Gegenfrage zur Auswahl der Kandidaten wie folgt:

Wem muss das jeweilige Werkzeug an welchem Ort, mit welchen Mitteln und in welchem Umfang zur Verfügung stehen - und was darf das kosten?

  • Wie viele Anwender müssen Zugriff auf das Sytem bekommen? Das muss nicht die Gesamtheit aller Teammitglieder sein, wenn Fortschritte auf einem indirekten Weg weitergegeben werden können (ohne damit einen Flaschenhals oder eine Überlastung bei einzelnen Personen zu schaffen).
  • Benötigen Sie eine Lösung, die nur lokal oder im lokalen Netz oder auch darüber hinaus verfügbar sein soll - entweder für alle oder nur einzelne Nutzer bzw. in vollem oder eingeschränkten Umfang?
  • Wie wichtig ist eine Möglichkeit des Zugriffs (Auskunft und ggf. auch Änderung der Planung oder Rückmeldung auf Arbeitspakete) für andere als den Projektmanager? Eine gute Offline-Lösung kann Sie in Atem halten, wenn Sie ständig Reports manuell erstellen und als PDF verteilen müssen, da es keine entsprechende Funktion oder externe Lösung gibt...
  • Braucht jeder Anwender des Systems on- und offline vollen Zugriff auf alle Funktionen - oder soll bzw. darf er diesen überhaupt erhalten? Je nach Komplexität der Rechtestruktur und unterschiedlichen Funktionen je Rolle können viele Systeme schnell von der Kandidatenliste gestrichen werden...
  • Welche Kosten sind initial für Anschaffung und Schulung und laufend für die Wartung vertretbar?

Dies sind - neben weiteren und ebenso wichtigen Kriterien wie Bedienerfreundlichkeit, Performance, Stabilität, Support, Informationsverfügbarkeit etc. - die Fragen, die sich jeder vor der Auswahl stellen sollte. Wenn zudem noch darüber nachgedacht wird, was morgen vielleicht zu den Anforderungen gehören könnte, die heute noch nicht auf der Liste stehen und welche Funktionen aus welchen Bereichen der Planung und Steuerung sowie ggf. angrenzender Aufgabenbereiche schon heute abgedeckt werden müssen, kann oft bereits anhand von Featurelisten verschiedener Kandidaten eine Vorauswahl getroffen werden.

Anschließend besteht dann die Wahl aus (selten) mehr oder (meistens) weniger Produkten, die in Online- und Offlinelösungen verschiedenster Leistungs- und Preisklassen unterteilt werden können. Eine gute, wenngleich sicher nicht vollständige Übersicht von Softwareprodukten für Projektmanager finden Sie online beim Projekt Magazin.

MS-Project als Einzelplatzlösung oder auf dem Server

Da in 80% aller Fälle bereits "irgendwie" schon Office im Einsatz ist, kann in vielen Fällen auf MS-Project zurück gegriffen werden. Und das ist auch gut so, denn wenn man die Tücken kennt und ein paar Besonderheiten im Auge behält, kann damit auch ohne den Einsatz eines Servers am Einzelplatz oder im Verbund mit mehreren Projektplänen innerhalb der Filestruktur auf einem Server eine Menge an Projektplanung erledigen und selbst Multiprojektplanung und die zugehörige Steuerung der Ressourcen sind machbar.

Schwächen dieser oft praktizierten Lösung offenbaren sich dann, wenn das Geflecht komplexer oder einfach nur älter wird, mehr Personen beteiligt werden und die erste Unfälle passiert sind - oder wenn es einfach nicht mehr möglich ist, auf diese Weise zeitnah Fortschritte zu dokumentieren und so das Prinzip Hoffnung überhand über die Gewissheit erhält. Und auch das Reporting und die Generierung von Kennzahlen sowie die Kontrolle und Dokumentation von Änderungen wird auf diese Weise ab einem gewissen Umfang unhandlich. Spätenstens an dieser Stelle wird dann auch in kleineren Teams oft der Wunsch nach dem Einsatz eines Project Servers wach, der nicht nur die Verwaltung von Ressourcen und mehreren, vernetzten Projektplänen enorm vereinfacht, sondern über Project Web Access auch die Anforderung eliminiert, dass jeder entweder selbst Project auf seinem System installieren oder jemanden mit Reportanfragen oder Statusrückmeldungen nerven muss, der Zugriff (und gerade im Büro sitzt).

Das Ganze ist aber weder eine leichtgewichtige, noch eine kostengünstige Lösung, wenn man an ggf. anfallende Zusatzinvestitionen un Hardware etc. denkt. Und diese Zusatzkosten können auch relativ schnell eine anfangs als "kostenlos" eingeführte Opensource-Lösung teurer machen, als erwartet. Spätestens dann, wenn auch externe Zugriffe erforderlich sind (seien dies externe Ressourcen oder Mitarbeiter, die keinen [permanenten] Zugriff auf das Firmennetz haben), ist nämlich das Thema Sicherheit für den eigens zu diesem Zweck angeschafften Webserver ein potentielles Groschen- und Stundengrab. Wer sich also noch nicht entschieden hat, sollte ggf. lieber direkt eine ASP-Lösung in Betracht ziehen. Eine mögliche Option, die sich durch recht viele Konfigurationsmöglichkeiten und hohen Bedienkomfort auszeichnet, ohne unnötig "Desktopähnlich mit allen Mitteln" sein zu wollen, soll mein Tipp an dieser Stelle folgender sein:

Blue Ant - Beispiel für webbasierte Projektmanagementsoftware

Die 100% webbasierte Projektmanagementsoftware Blue Ant unterstützt Projekt-Teams in der Projektplanung und -steuerung, in der Zeiterfassung, im Ressourcen- und Wissensmanagement sowie im Projekt-Controlling. Auch Termine und Budgets können geplant und überwacht sowie Projektaufwände abgerechnet werden.

Der Vorteil liegt nicht nur in der Verfügbarkeit aller erforderlichen Informationen in einer komplett browserbasierten Lösung, sondern auch in der Möglichkeit der Zuteilung passender Rollen für alle Anwender, die dafür dann eine zur jeweiligen Aufgabe angepaßte Oberfläche präsentiert bekommen, um sowohl dem Projektleiter, als auch dem rückmeldenden Teammitglied oder dem zahlenhungrigen Manager gerecht zu werden.

Blue Ant ist als reine ASP-Lösung oder zum Betrieb auf einem hauseigenen Server verfügbar. Weitere Informationen und Einblicke in das Produkt finden Sie unter www.proventis.net.

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